Acordo de Tratamento de Dados

2 Dados abrangidos

O presente Acordo abrange, em particular:

• os dados de profissionais e colaboradores registados pelo Estabelecimento, incluindo nome, endereço de email, número de telefone e fotografia;
• os dados de clientes presenciais registados pelo Estabelecimento, incluindo nome próprio e, quando preenchidos, apelido, número de telefone e endereço de email;
• os dados constantes das fotografias carregadas pelo Estabelecimento;
• o histórico de reservas associado a essas pessoas no Estabelecimento.

3 Dados de clientes registados: responsabilidade autónoma do Estabelecimento

Os dados dos clientes que possuem conta própria na KIHORA são tratados pela KIHORA enquanto responsável pelo tratamento, no âmbito da sua relação direta com esses clientes.

O nome próprio do cliente é sempre disponibilizado ao Estabelecimento. O apelido, o email e o número de telefone não o são por omissão: só ficam acessíveis quando o cliente o autorize expressamente no momento da reserva, podendo escolher entre autorizar apenas para aquela reserva ou de forma continuada no Estabelecimento.

A autorização limitada a uma reserva caduca decorridas 48 horas sobre a hora de fim marcada, independentemente de a reserva ter sido concluída, cancelada ou de o cliente não ter comparecido. A autorização continuada mantém-se até ser revogada pelo cliente.

A partir do momento em que o Estabelecimento acede a esses dados e passa a utilizá-los por sua própria iniciativa, nomeadamente para contactar o cliente, organizar a sua atividade ou manter registos próprios, o Estabelecimento atua como responsável pelo tratamento autónomo e não como subcontratante da KIHORA.

Quanto a essa utilização, o Estabelecimento responde diretamente perante o titular e obriga-se a:

• utilizar os dados exclusivamente para a prestação do serviço reservado e para o contacto que este exija;
• não os utilizar para publicidade, promoções ou qualquer outra comunicação não solicitada;
• não os transmitir a terceiros;
• não condicionar a aceitação de uma reserva à autorização de partilha de dados adicionais, nem tratar de forma menos favorável o cliente que a recuse;
• responder aos pedidos que o titular lhe dirija;
• eliminar os dados de contacto que tenha conservado por meios próprios logo que caduque a autorização que lhes deu origem, salvo quando o cliente tenha autorizado a conservação continuada;
• eliminá-los, em qualquer caso, quando o titular o solicite ou quando deixem de ser necessários.

O Estabelecimento reconhece que o termo do prazo da autorização, a sua revogação, ou a eliminação da conta do cliente, lhe retiram o acesso aos dados na aplicação, mas não apagam a informação que já tenha visto, anotado ou guardado nos seus próprios meios. A eliminação dessa informação é obrigação sua, nos termos da alínea anterior.

4 Responsabilidade pelos dados inseridos

O Estabelecimento declara possuir legitimidade e fundamento jurídico adequado para inserir, armazenar, utilizar e partilhar os dados pessoais que introduz na plataforma.

O Estabelecimento é responsável por:

• inserir apenas dados necessários e obtidos legitimamente;
• limitar os dados ao estritamente necessário para a marcação e prestação do serviço;
• informar os titulares, no momento da recolha, de que os seus dados são registados na KIHORA;
• obter o consentimento do profissional antes de carregar a sua fotografia;
• informar o titular de que uma fotografia carregada fica acessível através de uma ligação direta que não exige autenticação, nos termos da secção 7;
• não inserir dados sensíveis, nomeadamente dados de saúde;
• manter os dados atualizados;
• respeitar os prazos legais de conservação;
• eliminar os dados quando deixem de ser necessários;
• responder aos pedidos dos titulares dos dados, quando aplicável;
• assegurar que apenas pessoas autorizadas acedem à conta do Estabelecimento.

5 Informação aos clientes presenciais

Ao registar uma reserva de um cliente presencial, o Estabelecimento recolhe dados de uma pessoa que não tem conta na plataforma e que, por isso, não recebeu qualquer informação da KIHORA.

Cabe ao Estabelecimento informar essa pessoa, no momento da recolha e antes de introduzir os dados, de que:

• o nome e os contactos que forneça são registados na aplicação de marcações utilizada pelo Estabelecimento;
• esses dados servem para gerir a marcação e o histórico de atendimentos no Estabelecimento;
• a pessoa pode pedir ao Estabelecimento, a qualquer momento, para consultar, corrigir ou eliminar esses dados.

A KIHORA disponibiliza na aplicação um texto informativo destinado a apoiar o Estabelecimento no cumprimento deste dever. A utilização desse texto não dispensa o Estabelecimento de se assegurar de que a informação foi efetivamente prestada.

6 Obrigações da KIHORA

A KIHORA compromete-se a:

• tratar os dados apenas para prestar o serviço e de acordo com as instruções do Estabelecimento;
• não utilizar os dados para finalidades próprias alheias à prestação do serviço;
• aplicar medidas técnicas e organizativas adequadas;
• limitar o acesso a pessoal autorizado;
• garantir deveres de confidencialidade;
• assegurar a separação lógica entre estabelecimentos, de modo que um estabelecimento não aceda aos dados de outro;
• não constituir nem disponibilizar qualquer histórico de comparência, classificação ou lista de clientes partilhado entre estabelecimentos diferentes;
• utilizar subcontratantes adequados, nos termos da secção 9;
• apoiar o Estabelecimento no exercício dos direitos dos titulares;
• comunicar sem demora indevida os incidentes de segurança relevantes;
• apoiar o Estabelecimento no cumprimento das suas obrigações de comunicação de incidentes;
• eliminar ou devolver os dados nos termos aplicáveis;
• manter registos e evidências adequadas do tratamento;
• disponibilizar ao Estabelecimento a informação razoavelmente necessária para demonstrar o cumprimento das obrigações previstas no presente Acordo.

7 Regime de acesso às fotografias

As fotografias carregadas pelo Estabelecimento destinam-se a ser apresentadas na página do estabelecimento e são conteúdo público desde a publicação deste.

Dois aspetos do funcionamento técnico devem ser conhecidos, porque não decorrem da simples publicação.

Cada fotografia é acessível através de uma ligação direta, longa e não adivinhável, que não exige autenticação. Quem conheça ou obtenha essa ligação pode abrir a fotografia fora da aplicação, e a única forma de tornar a ligação inoperante é eliminar a fotografia.

Em consequência, a ligação continua a funcionar depois de o estabelecimento ser despublicado ou de um profissional deixar de estar associado ao estabelecimento, enquanto a fotografia não for eliminada.

O Estabelecimento reconhece este funcionamento, compromete-se a informar os titulares antes de carregar qualquer fotografia em que estes figurem, e a eliminar a fotografia de um profissional que deixe o estabelecimento, quando pretenda que deixe de estar acessível.

8 Acesso aos dados pela KIHORA

A KIHORA não consulta regularmente os dados de clientes, profissionais ou reservas do Estabelecimento.

O acesso poderá ocorrer apenas quando seja necessário para:

• prestar suporte solicitado;
• resolver falhas técnicas;
• prevenir fraude;
• garantir a segurança;
• cumprir obrigações legais;
• responder a uma autoridade competente.

Qualquer acesso será limitado ao necessário e sujeito a confidencialidade e controlo interno.

9 Subcontratantes tecnológicos

A KIHORA recorre a fornecedores de alojamento, base de dados, armazenamento de ficheiros, autenticação, notificações, diagnóstico de falhas, distribuição de tráfego e monitorização técnica.

Esses fornecedores apenas tratarão dados na medida necessária para prestar os respetivos serviços e estarão sujeitos a obrigações adequadas de confidencialidade e proteção de dados.

A lista atualizada dos fornecedores utilizados consta da Política de Privacidade.

O Estabelecimento autoriza genericamente o recurso a estes subcontratantes. A KIHORA informará o Estabelecimento de alterações relevantes à lista, através da plataforma, por email ou por atualização da Política de Privacidade.

As aplicações de mensagens que o Estabelecimento utilize a partir do seu próprio dispositivo para contactar clientes não são subcontratantes da KIHORA. O tratamento que os respetivos fornecedores façam dessas mensagens rege-se pela relação que o Estabelecimento com eles tenha, e a licitude do contacto é da responsabilidade do Estabelecimento.

10 Conservação e eliminação

O Estabelecimento é responsável por gerir o ciclo de vida dos dados que introduz na sua conta.

Quando um dado ou fotografia é eliminado, é removido dos sistemas ativos da KIHORA, de acordo com o funcionamento técnico da plataforma.

Poderão permanecer cópias temporárias no histórico de reposição da base de dados até ao respetivo ciclo automático de substituição ou eliminação, atualmente com uma duração aproximada de seis horas.

Uma janela de reposição desta dimensão significa que a plataforma não substitui os registos próprios do Estabelecimento, que deve conservar meios próprios de registo da sua agenda e dos seus clientes.

Alguns registos operacionais e de auditoria relacionados com a existência ou a eliminação de um dado poderão ser conservados quando necessários para segurança, prova da operação, cumprimento legal ou defesa de direitos. Esses registos não incluem necessariamente o conteúdo integral do dado eliminado.

Cessando a relação contratual, a KIHORA eliminará ou devolverá os dados tratados por conta do Estabelecimento, salvo quando a conservação seja legalmente exigida.

11 Transferências internacionais

O Estabelecimento reconhece que a infraestrutura técnica que suporta a plataforma se encontra localizada fora de Cabo Verde, nos termos descritos na Política de Privacidade, e que a prestação do serviço implica, por isso, transferências internacionais de dados.

A KIHORA compromete-se a cumprir as formalidades legalmente exigidas junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados e a contratar fornecedores que ofereçam garantias adequadas de proteção.

12 Direitos dos titulares

Quando um titular dirija à KIHORA um pedido relativo a dados tratados por conta do Estabelecimento, a KIHORA encaminhará esse pedido para o Estabelecimento e prestar-lhe-á o apoio razoável para lhe dar resposta.

Quando um titular dirija o pedido ao Estabelecimento, compete a este responder, podendo solicitar à KIHORA o apoio técnico necessário.

Quanto aos dados de clientes registados abrangidos pela secção 3, o pedido relativo à utilização própria do Estabelecimento é da responsabilidade deste.

13 Responsabilidade das partes

Cada parte é responsável pelo cumprimento das obrigações legais que lhe sejam aplicáveis.

O Estabelecimento é responsável pela legitimidade, finalidade e utilização dos dados que introduz e dos dados que recebe nos termos da secção 3.

A KIHORA é responsável pelo cumprimento das suas obrigações enquanto responsável pelo tratamento ou subcontratante, consoante o tratamento em causa.

14 Aceitação, versões e alterações

O presente Acordo é aceite de forma expressa e autónoma na aplicação KiHora Negócios, através de uma opção que o utilizador assinala deliberadamente, sendo essa aceitação exigida antes da utilização das funcionalidades de gestão do estabelecimento.

A KIHORA regista a conta que aceitou, a versão aceite e a data da aceitação.

Cada versão é identificada por um número de versão e por uma data de entrada em vigor, indicados no topo do documento. As versões anteriormente aceites são conservadas para efeitos de prova e auditoria.

Quando uma alteração materialmente relevante o justifique, será solicitada nova aceitação antes da continuação da utilização.

15 Legislação aplicável

O presente Acordo rege-se pelo regime jurídico geral de proteção de dados pessoais das pessoas singulares em vigor em Cabo Verde, aprovado pela Lei n.º 133/V/2001, de 22 de janeiro, alterada pela Lei n.º 41/VIII/2013, de 17 de setembro, e pela Lei n.º 121/IX/2021, de 17 de março, e demais legislação aplicável.

A declaração que aceita

É esta a frase assinalada na aplicação KiHora Negócios:

"Li e aceito o Acordo de Tratamento de Dados e declaro possuir legitimidade e autorização para tratar os dados pessoais que introduzo na plataforma, incluindo os dados dos meus profissionais e dos meus clientes, e que os informo de que esses dados são registados na KiHora."